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教你写会展邀请函

放大字体  缩小字体 发布日期:2012-06-18  浏览次数:560

会展活动商务邀请函(信)基本内容

商务邀请函的基本内容包括:会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的;主办机构和组织机构;会展活动的内容和形式、特点等;主要参加或参与对象;会展活动的相关收费标准;联络方式以及其他需要说明的事项。

会展活动商务邀请函(信)结构与写法

 封面 通常会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函(信)封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主;而特殊的商务邀请函(信)。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明通知、特函、等字样。

 标题 由会展活动名称和邀请函(书)或(信)组成。

会展活动名称可以分为三个部分:基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如:第十届中国家电产品博览会邀请函(信)、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函(信)。

 称呼 邀请函的发送对象有三类情况:

1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。

2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠尊敬的敬语词,后缀先生女士同志等。

3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以敬启者统称。

 正文 正文应逐项载明具体内容。

第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的;

第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍,包括的主办者、协办者、承办者等;

第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。

第四部分是会展活动的具体内容介绍。

主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容;第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式,包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写此致,再换行顶格写敬礼,亦可省略。

 回执 回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进行制定。包括了:参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。

 落款 会展活动邀请函的落款,通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办,则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函(信)的真实性与合法性。同时注明邀请函(信)的制作发布时间。

 附件 附件是会展商务邀请函(信)的附属资料,与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括会展活动的相关说明、规定、制度、报展注意事项、人员信息表、服务内容等相关文件。附件是商务邀请函(信)不可分隔的一部分。

重要提示:会议活动与展览活动、节庆活动的邀请函在写法上与内容上有很大差别,通常大型的展览活动设计到的内容较多。例如:布展规定、进场规定、商务租赁申请等;通常在大型展会活动邀请函(信)中,均包括在内。而会议活动,则通常在收到回执后,在发去相关的入场须知等信息。不同的会展项目需根据实际情况进行合理处理。切不可照本宣科。

(一)展览会商务邀请函(信)实例

 实例 1 

****届广州国际*******展览会商务邀请函

*届广州国际******展览会为配合响应商务部、海关总署、版权局、知识产权局发起的《展会知识产权保护办法》,***机构由商务部设立为广州地区联络指定机构,为增强展会知识产权保护意识,有效遏制展会期间知识产权等行为,规范营造公平的竞争环境,培育知名国际展会。从第**届展会开始特设立品牌展馆,如想要进入品牌展馆的企业必须有大气亮丽的形象和高新技术的产品。   继承了前**届丰富资源与经验,每届50%增长点,吸引20万专业用户采购商,备受世界30几个国家商务处关注与官方网站及全球200多家媒体上发布信息的:第**届广州***展览会,在亚洲最大展馆举行。我们真心希望您带上精英的团队,大气亮丽形象和高新技术的产品来展示,因为我们为您准备了品牌展区。   纵观全球,专家预言:未来本行业第一大展会在中国,而中国大展就在你我共同努力之下 !希望您在本届展会上能够得到、看到、学到、笑到。不要让我们邀请到会的全球20万家用户(参观采购商)看不到新的,买不到好的产品。   我们一定会架起一座世界一流的桥梁,一流的舞台,商机在等您。

展出时间: 2008 年 *月 * 日 至 * 日 布展时间: 2008 年 *月 * 日 至 * 日 撤展时间: 2008 年 *月 * 日 展出地点:中国进出口商品交易会琶洲展馆

● 前*届展会,有来自 30 个国家和地区几千家厂商参展,吸引了国内外累计 46 万人次参观。

● 展出面积预计 55000 平方米 ,上千家知名企业参展。

● 展会规模更大,品牌企业更多,层次更高。

展出产品形成一个产业链(包括原材料、加工技术、设备、制品全领域),便于参展商更好地获得商机及买家采购。   三十万余家全球买家采购的信息掌握是本届展会成功的保障。

● 压铸设备;熔炼设备;压铸合金;压铸造涂料;压铸模具;工艺控制及挤压铸造;低压铸造;重力金属模铸造;离心铸造;连续铸造;壳型铸造;消失模铸造。   ● 砂处理设备;落砂设备;造型制芯设备;抛喷丸清理强化设备;金属型铸造设备;熔炼烧注设备;熔模设备; 输送设备;检测设备;时效处理设备;涂料设备;型芯烘干设备;特种铸造设备;铸造用炉及配件; 燃烧器及铁嘴;无损探伤;耐火材料;铸造材料;铸造用树脂、铸造修补材料及设备等辅助产品;控制设备;测试仪器(测温仪等)。   ● 锻造设备;模锻设备;自由锻设备;挤压、回转成形、切断、弯曲扭转成型设备;机械压力机;自动锻压机; 液压机;自动成型设备;普通成型设备;锻锤;锻机;剪切机;弯曲校正机;卷料板材开卷校平设备;铆接机; 其它锻造设备及配件;锻造用工业炉窑及节能技术;锻造自动化控制设备。   ● 热处理炉;热处理炉辅助设备及配件;淬火冷却装置;离子渗氮设备;感应加热设备;火焰喷火设备;热处理生产线;连续作业炉机械化装置;真空炉、真空可控气氛热处理技术;热工仪表;热处理自动化控制、检测设备;燃烧设备;加热材料及设备;淬火介质;隔热材料;耐火材料等。   ● 除尘净化系统;水处理设备及技术;制氮技术;气体分离及回收技术。

● 本次展会计划5个展馆55000平方米 ● 品牌展馆:54m^2展位起租 展位费用:*****元人民币/全展期 ● 国内参展商: *****元人民币/全展期/18m^2 ● 空场地:***元人民币/m^2(按每平方米人民币28元交纳展场施工管理费) ● 国外参展商: ****美元/全展期/18m^2 ● 空场地:350美元/m^2(按每平方米人民币28元交纳展场施工管理费) ● 产品发布会、技术研讨会/每节****元人民币

● 本届大会会刊,用 16 开( 210mm × 285 mm )进口铜版纸,精装印刷,在大会期间派发给参观人士。欢迎企业刊登广告版面及其它宣传方式,收费标准如下:(人民币)

封面 : 68000

门票 : 10000元 /2 万张

封二、三 : 28000 

封底 : 38000

彩页 : 8000 

礼品袋: 万元 / 5 千个

汽球: 5000

 珠江散步道上方吊幅广告 :10M × 2M( 双面 )**** 元

 展馆外三角塔广告 :8.24M × 4.28M( 单面 ****元  11.28M × 4.28M( 单面 )****元

填好回执表加盖上公章后,邮寄或传真至我机构。 ● 参展企业收到展位确认书一周内将参展费用汇至我机构指定帐户,并将汇款底单回传至我机构。 ● 我机构收到参展商参展费用后,合同正式生效;参展企业不得以任何方式转租或转借第三方。 4、项目服务特点

● 在德国、美国、英国、韩国、印度、俄罗斯、日本等国家的金属及冶金行业权威杂志刊登广告。 ● 通过国内电视台、刊物、报纸连续报导及刊登广告。 ● 通过公司采购商拓展部向目标客户免费发放30万张参观券。 ● 通过各地行业协会(学会)、外国驻华使馆商务处及有关国际驻华机构派发展会宣传资料。 ● 在国内外金属及冶金行业相关展会派发宣传资料。

● 协助安排参展公司的展品运输。 ● 协助优先优惠安排参展人员住宿及票务。 ● 协助参展企业现场召开新闻发布会及贸易洽谈会。 ● 邀请国内外专家举办高水准行业论坛。 协助展商收集有关市场信息及数据。

联系单位:

通信地址:

邮政编码:

全球免费服务热线:

联系电话:

联系传真:

联 系 人:

网  址:

帐  户:

开 户 行:

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