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展会执行方案分析

放大字体  缩小字体 发布日期:2012-06-18  浏览次数:502

展会执行方案分析

展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备,是否能保证该展会计划目标的实现。展会执行方案分析的对象是该展会和各种执行方案,分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。

(一)展会基本框架评估:展会的基本框架就是展会的基本内容,包括展会的名称、举办展会的地点、办展机构、办展时间、展品范围、办展频率、展会规模和展会定位等有关展会的基本信息。评估的构成是:

1、展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。

2、办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。

3、展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。

4、在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。

5、展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。

6、办展机构对展会展品范围所在产业是否熟悉。

7、展会定位与展会规模之间是否有冲突。      是进行总体的分析,而不是个体的分析。要避免这种个体合理、群体冲突的现象出现。

(二)招展招商和宣传推广计划评估:招展计划、招商计划和宣传推广计划三个执行方案在实际实施时会互相影响。例如,招揽企业参加展会的过程,实际上部分起到了邀请观众到展会参观的作用,客观上也是在为展会在本行业内作宣传;邀请观众到展会参观的过程,实际上也部分地起到了招揽企业参加展会的作用,客观上也是为展会在本行业以及相关行业内作宣传;至于宣传推广方案,在实际实施时,不仅仅是在为展会作宣传,它同时也起到招揽企业参加展会和邀请观众到展会参观的作用。当然,这三个方案还要重点突出、目的明确。

(三)展会进度计划评估:是对展会筹备以及展览期间的各项工作进行统筹安排的计划,它明确规划了各办展机构在什么时候应该干什么事情;到什么时候应该完成什么任务,达到什么目标。展会进度计划的主要目的,是要让各办展机构以及工作人员明确展会各时期的工作和任务,让展会筹备以及展览期间的各项工作能有条不紊地进行,并能保质保量地完成。主要从以下几个方面着手:

1、各项工作进程安排的合理性

2、各阶段工作目标的准确性

3、各项工作安排的配套性

4、各项工作安排的可行性

5、各阶段工作安排的统一性

(四)现场管理和相关活动计划评估:是对展会开幕现场和展会展览现场进行管理的计划安排。展会相关活动计划是对展会同期举办的各种研讨会、表演和比赛等进行的计划安排。这两项计划的具体执行时间都是在展会的展览期间,地点常常也都是在展会现场内,执行时会彼此影响。主要考察:

1、现场管理计划的周密性

2、现场管理计划的可控性

3、相关活动的必要性

4、相关活动的可行性

5、现场管理和相关活动的协调性

展会项目财务分析

展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发,按照国家再行的财政、税收、经济、金融等规定,在筹备举办展会时确定的价格的基础上,分析测算举办该展会的费用支出和收益,并以适当的形式组织和规划好举办展会所需要的资金。展会项目财务分析的主要目的,是分析计划举办的展会是否经济可行,并为即将举办的展会制定资金使用规划。

(一)展会项目财务分析的方法:它所需要的基础数据,如投入资金的多少、成本、收益和利润等,都是来源于前期的市场调查和基于这种调查而作出的预测。

(二)价格定位:办展机构的定价目标主要有以下五种

1、利润目标

2、市场份额目标

3、市场汲取目标

4、展会质量领先目标

5、生存目标      办展机构最终选择哪种定价目标,主要受三个因素的影响:顾客、成本和竞争。

(三)成本收入预测:在分析了展会的价格是否合理以后,就要对举办展会的成本和收入进行进一步地考察,以便进一步地分析举办该展会是否经济可行。首先,举办一个展会的成本费用一般包括:

1、展览场地费用

2、展会宣传推广费

3、招展和招商的费用

4、相关活动的费用

5、办公费用和人员费用

6、税收

7、其他不可预测的费用

举办一个展会的收入一般包括:

1、展位费收入

2、门票收入

3、广告和企业赞助收入

4、其他相关收入

举办一个展会的成本费用和收入大致由以上各种因素所构成。下面列一张表格《展会成本收入预算表》

收入类:展位费收入、门票收入、广告和企业赞助和其它相关收入,成本费用类:展览场地费用、展会宣传推广费、招展和招商的费用、相关活动的费用、办公费用和人员费用、税收和其他不可预测的费用。并由此构成最终利润。这也可以算出投资利润率和静态投资回收期。

(四)盈亏平衡分析:在现实中,人们在对展会项目进行成本收入预测时,往往想知道的一个重要问题是:本展会的展览规模要有多在才能保证展会不出现亏损?或者,如果本展会的展览规模已经确定,那么,展会价格应该处于怎样的水平展会才不会出现亏损?

那么我们就必须对展会进行盈亏平衡分析。这是指办展机构举办展会所得到的所有收入恰好能弥补其为举办该展会所支出的所有成本费用,也就是总收入正好等于总成本。能够使展会达到盈亏平衡的展会规模就是展会盈亏平衡规模,能够使展会达到平衡的展会价格就是展会盈亏平衡价格。而最重要的是我们需找到一个盈亏平衡点。这是指能够使展会达到盈亏平衡的展会规模或展会价格。这个可以按以下公式求得:

盈亏平衡价格(单个展位)=展会总成本*展会总展位数,这个是以单个标准展位来定价;

盈亏平衡价格(单位展览面积)=展会总成本*展会展览总面积;

能够使展会达到盈亏平衡的标准展位数量可以用以下公式求得:

盈亏平衡规模(标准展位数量)=展会总成本*单位标准展位价格;

能够使展会达到盈亏平衡的展览面积可以用以下公式求得:

盈亏平衡规模(展览面积)=展会总成本*单位展览面积价格。

(五)现金流量分析:不是所有的展会都可以在第一届或是第二届就可以获得的,这需要一个培育的过程。现金流量是指在未来一定期间所发生的现金收支。其中,现金收入称为现金流入量,现金支出称为现金流出量;现金流入量与现金流出量相抵后的余额称为现金净流量。对于需要有培育期的展会来说,现金流入量与前面提到的展会收入的来源项目大致相同,现金流出量与展会成本费用的项目大致一样。不过,在测算现金流量的具体数据时,要剔除沉淀资本,要考虑现金当量和资金的时间价值,不能忽视成本。通过下列指标对展会是否值得举办作出初步的判断:

1、净现值:指展会项目计算期内,按行业基准收益率或其他设定的折现率的各届展会的净现金流量的代数和。如果净现值大于零,该展会就值得举办。

2、净现值率:指展会项目的净现值占原如投资现值总和的百分比。如果净现值率大于或等于1,该展会就值得举办。

3、获利指数:指展会项目举办后按行业基准收益率或其他设定的折现率折算的各届展会的净现金流量现值总额与原始投资现值总额之比。如果获得大于或等于1,该民会就值得举办。

4、内部收益率:是能使展会项目的净现值等于零时的折现率。如果内部收益率大于资金成本,该展会就值得举办。

(六)资金筹措:办展机构可以根据其自身的经营以及展会筹备工作对资金投入的需要,通过一定的渠道,采取适当的方式获取一定的资金。办展机构在筹措资金时,应遵循以下基本原则:

1、规模要适当

2、措施要及时

3、方式要经济

4、来源要合理

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